En tiempos de crisis ¿Cómo atender un evento inesperado en tu empresa?

El 2020 fue la oportunidad perfecta para demostrar que tan preparadas estaban las empresas al enfrentar una emergencia como la pandemia del COVID-19. Tanto las pequeñas como las grandes compañías se vieron enfrentadas a adaptarse a los nuevos retos impuestos por la contingencia y medidas de bioseguridad exigentes.

Las empresas se veían reiteradamente enfrentadas a problemas de tuberías rotas, fallas en los servidores, incendios y condiciones meteorológicas, entre otros eventos, pero ahora tenían un reto más: una crisis sanitaria que apareció sin previo aviso.

Aquí se habla de la continuidad del negocio, una estrategia que consiste en medidas que adopta una compañía para garantizar que su operación no se vea afectada por un evento que salga de su control. Requiere tener un plan muy bien pensado que pueda compensar, entre otros, costos de recuperación, ingresos comerciales, reputación de la empresa e incluso la vida de los colaboradores.

• Una preparación previa con una lista de los tipos de eventos que podrían, de alguna manera, afectar a la empresa entendiendo la magnitud de la amenaza que representa cada uno y la forma como se podría minimizar su impacto.
  
  
• Construir una respuesta frente a la crisis que se está presentando o que puede suceder con los procedimientos a seguir.
  
  
• Crear un plan para la recuperación comercial con una lista de las funciones comerciales claves de la compañía, y los pasos a seguir para restablecer las ventas, la producción y las operaciones previas al desastre.

• Formar un equipo con el apoyo de la alta gerencia, asignar a un responsable de supervisar el proceso y reunir un equipo central con representantes del área comercial.
  
  
• Evaluar el riesgo, identificando y clasificando las posibles amenazas frente a situaciones como la construcción de instalaciones, recursos tecnológicos, el incremento del personal, problemas de la cadena de suministro, equipos especializados, seguridad y servicios públicos.
  
  
• Analizar el impacto comercial, clasificando las funciones comerciales según su prioridad, con el fin de conocer cuáles deben restablecerse primero después de ocurrido el desastre.
  
  
• Solicitar a las unidades de negocios recomendaciones y estrategias de recuperación que permitan que las funciones clave estén en funcionamiento dentro de un marco de tiempo específico. Esto incluye información sobre cómo recuperar sus archivos de datos de respaldo (que deben ser almacenados de manera remota), y con qué proveedor informático nos respaldará en caso de ser necesario.
  
  
• Es importante documentar el plan de acción y los procedimientos paso a paso, asignando tareas concretas a las personas claves en el proceso.
  
  
• Se debe pensar en la planificación de la continuidad del negocio, como un ciclo que requiere revisiones continuas, actualizaciones y ajustes basados en los cambios de las operaciones comerciales.
  
  
• Implementar simulacros para ayudar a evaluar y mejorar la respuesta de cada uno de los colaboradores.

El Gobierno nacional a través del decreto 1072 del 2015 ofrece las siguientes pautas para elaborar un plan de respuesta ante emergencias:

• Identificar sistemáticamente todas las amenazas que puedan afectar a la empresa, los recursos disponibles al interior de la empresa para prevención, preparación y respuesta ante emergencias. También se tienen en cuenta las capacidades existentes en las redes institucionales y de ayuda mutua.
  
  
• Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas identificadas, considerando las medidas de prevención y control existentes.
  
  
• Valorar y evaluar los riesgos considerando el número de trabajadores expuestos, los bienes y servicios de la empresa.
  
  
• Diseñar e implementar los procedimientos para prevenir y controlar las amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias.
  
  
• Formular el plan de emergencia para responder ante la inminencia u ocurrencia de eventos potencialmente desastrosos.

• Asignar los recursos necesarios para diseñar e implementar los programas, procedimientos o acciones necesarias, para prevenir y controlar las amenazas prioritarias o minimizar el impacto de las que no son urgentes.
  
  
• Implementar las acciones factibles, para reducir la vulnerabilidad de la empresa frente a estas amenazas que incluye entre otros, la definición de planos de instalaciones y rutas de evacuación.
  
  
• Informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los trabajadores, para que estén en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una emergencia real o potencial.
  
  
• Realizar simulacros como mínimo una vez al año con la participación de todos los trabajadores.
  
  
• Conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde con su nivel de riesgo y los recursos disponibles incluyendo la atención de primeros auxilios.
   

Es necesario, que todos los colaboradores estén informados de estos procesos y preparados para las decisiones del Comité de Manejo de Crisis de la empresa, desde donde se darán las pautas a seguir.

El impacto que puedan tener las diferentes eventualidades dependerá de la preparación y planeación para controlar los riesgos, por lo que es necesario que las herramientas que ya mencionamos estén integradas en la compañía de manera eficiente y ordenada. Una empresa preparada y segura hace la diferencia.