Chubb European Group SE, avec succursales à 1170 Watermael-Boitsfort (Bruxelles) et à 2000 Anvers (désignée ci-après « Chubb », « nous ») attache une grande importance à la vie privée de ses employés et au respect de cette dernière.
La présente charte relative à la protection de la vie privée des employés (la « Charte ») décrit les catégories d’informations que Chubb, en qualité de responsable du traitement, recueille vous concernant, les raisons pour lesquelles ces informations sont recueillies, les principes de base sur lesquels nous fondons leur traitement et la façon dont Chubb gère vos données personnelles. Elle a pour but de respecter nos obligations de vous fournir des informations sur le traitement de vos données personnelles par Chubb en vertu des lois applicables en matière de protection des données.La présente Charte s’applique principalement à nos actuels travailleurs, également après la fin de la relation de travail, mais également, le cas échéant, aux collaborateurs, candidats, stagiaires, intérimaires, consultants, administrateurs / mandataires sociaux et tiers dont les informations nous sont communiquées dans le cadre de la relation professionnelle que nous avons nouée avec eux (par exemple, concernant leurs références ou les personnes à contacter en cas d’urgence). Lorsque nous parlons d’« employé » ou d’« emploi », ces termes désignent également, aux fins de la présente Charte, toutes les personnes qui travaillent pour nous sans être des travailleurs de Chubb, dans la mesure où il y a lieu d’en tenir compte, et cela n’indique en aucun cas que lesdites personnes sont des travailleurs de Chubb.
La présente Charte n’a pas la nature d’un contrat de travail. Elle ne vous donne aucun droit contractuel et n’implique, de notre part, aucune obligation contractuelle. Nous sommes susceptibles de la mettre à jour ou de la modifier à tout moment.
La présente Politique n’a pas la nature d’un contrat de travail. Elle ne vous donne aucun droit contractuel et n’implique, de notre part, aucune obligation contractuelle. Nous sommes susceptibles de la mettre à jour ou de la modifier à tout moment.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou si vous pensez que vos droits à la vie privée ont été violés, veuillez contacter dataprotectionoffice.europe@chubb.com. Si vous avez connaissance d'une divulgation non autorisée de données, veuillez également nous consulter pour connaître les exigences de déclaration applicables.
Principes généraux
Chubb collecte et utilise les données personnelles que vous communiquez lors du processus de recrutement et d’intégration, ainsi que d’autres données personnelles qui sont collectées dans le cadre de votre emploi ou de votre mission (par exemple dans le cadre d’évaluations de performance, de procédures disciplinaires et de la participation aux régimes de protections complémentaires facultatives).
Les données personnelles que Chubb collecte sont principalement utilisées pour le processus de recrutement, la gestion du personnel et le respect des contrats de travail. Ces données sont susceptibles d’être stockées dans des systèmes situés dans le monde entier, et d’être traitées par des prestataires de services tiers agissant au nom de Chubb.
Chubb a besoin de vos données à caractère personnel pour préparer, exécuter et mettre fin à votre relation de travail ainsi qu’afin d’exécuter les éventuelles obligations légales et contractuelles qui y sont liées. Sans ces données à caractère personnel nous ne pourrons pas conclure un contrat avec vous ni exécuter les obligations qui en découlent.
Nous sommes tenus de respecter les obligations prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (‘RGDP’) et par le droit national. Vous avez toutefois aussi un rôle important à jouer dans la protection de la sécurité des données personnelles et vous devez faire preuve de vigilance concernant les personnes auxquelles vous communiquez des données personnelles et la façon dont vous protégez vos communications et vos appareils. Pour en savoir plus sur vos obligations en la matière, consultez la politique internationale relative à la sécurité de l’information [Global Information Security Policy] ainsi que la Politique et Directives internationales relatives à la confidentialité et à la sécurité de l’information [Global Information Security and Privacy Policy and Guidelines] de Chubb.
Concernant vos données personnelles, vous disposez également de certains droits que vous pouvez exercer en utilisant les données de contact ci-dessous
E-mail :
Dataprotectionoffice.europe@chubb.com
Par écrit :
Data Protection Officer,
Chubb, 100 leadenhall Street,
EC3A 3BP Londres
Types de données personnelles traitées par Chubb
On entend par « données personnelles » ou « données à caractère personnel » les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Vos coordonnées et votre date de naissance sont, par exemple, des données à caractère personnel.
Chubb s’assure du traitement de vos données personnelles. Dans ce contexte, on entend par « traitement » le fait, entre autres, de collecter, d’utiliser vos données personnelles, de les divulguer ou de les détruire de quelque façon que ce soit.
Les catégories de données personnelles que nous traitons varient en fonction de votre poste, du site sur lequel vous travaillez et des conditions de votre emploi ou de votre mission. En règle générale, il s’agit, par exemple, de vos informations personnelles et de vos informations professionnelles de base ainsi que des informations relatives à votre rémunération et à vos avantages.
Nous traitons notamment les catégories de données personnelles suivantes:
Catégories particulières de données à caractère personnel
Dans la mesure permise par les lois applicables, Chubb peut également recueillir et traiter un nombre limité de données personnelles appartenant à des catégories particulières. Dans cette catégorie, Chubb recueille et enregistre des renseignements sur la santé (y compris des détails sur les mesures d'adaptation et les ajustements), tel que permis par les lois applicables. Nous pouvons également traiter des informations relatives à la vie sexuelle, à l'orientation sexuelle, à l'origine raciale ou ethnique, à l'appartenance syndicale, aux opinions politiques ou aux croyances religieuses ou philosophiques, uniquement si vous nous les fournissez et dans la mesure autorisée par les lois applicables.
Sources des données personnelles
Les données personnelles que nous traitons vous concernant nous sont principalement communiquées par vousmême, dans le cadre d’un recrutement ou d’un emploi, lors du processus d’intégration, ou bien au fil du temps dans le cadre de votre emploi ou de votre mission. Ceci concernera principalement les données individuelles et de base sur le travail ainsi que les données à caractère personnel relatives à l’égalité des chances et à la diversité.
Au cours du processus de recrutement, nous sommes susceptibles de demander des références à des tiers et d’engager un processus de sélection et de validation en nous appuyant sur des sources tierces. Nous n'effectuons ces processus de sélection et d'approbation que dans la mesure permise par les lois applicables. Il peut s'agir de vérifications des antécédents en matière de crédit et d'emploi.
Nous recevons également des informations, parmi lesquelles peuvent figurer des données personnelles vous concernant, de la part de votre supérieur hiérarchique (par exemple relatives aux évaluations de performance) voire, parfois, d’autres managers ou collègues (par exemple dans le cadre d’une enquête).
Nous sommes également susceptibles de recevoir des données personnelles vous concernant de la part d’autres tiers, par exemple des clients, des autorités fiscales, des fournisseurs de prestations, des courtiers et des organismes de régulation, dans la mesure permise par les lois applicables.
Dans certains cas, les données peuvent être recueillies indirectement à partir d'appareils de surveillance ou par d'autres moyens (par exemple, des systèmes de contrôle et de surveillance d'accès au bâtiment et à l'emplacement, des registres et enregistrements téléphoniques et des registres d'accès au courriel et à Internet), si et dans la mesure autorisée par les lois applicables. Dans ces circonstances, les données peuvent être collectées par Chubb ou par un tiers fournisseur du service concerné. Ce type de données n'est généralement pas accessible de façon routinière, mais l'accès est possible. L'accès peut se produire, par exemple, dans des situations où Chubb enquête sur d'éventuelles violations des politiques de Chubb telles que celles relatives au remboursement des frais de déplacement et des dépenses, à l'utilisation d'Internet ou à la conduite générale des employés, ou lorsque les données sont nécessaires aux fins de conformité (compliance). Un accès plus fréquent à ces données peut avoir lieu dans le cadre d'un programme de surveillance de courriers électroniques, si et dans la mesure permise par les lois applicables. Chubb n'utilisera pas ces données collectées à d'autres fins que celles explicitement indiquées dans la présente Charte.
Lorsque nous vous demandons de nous fournir des données personnelles sur une base obligatoire, nous vous en informerons au moment de la collecte et dans le cas où des informations particulières sont requises par le contrat ou la loi, cela sera indiqué. Si vous ne fournissez pas les informations obligatoires, nous ne pourrons pas effectuer certains processus RH. Par exemple, si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées bancaires, nous ne pourrons pas vous payer. Dans certains cas, cela peut signifier que nous ne sommes pas en mesure de poursuivre votre emploi ou votre engagement, car Chubb ne disposera pas des données personnelles que nous estimons nécessaires à l'administration et à la gestion efficaces de notre relation avec vous.
Outre les données personnelles vous concernant, vous pouvez également fournir à Chubb les données personnelles d'autres tiers, notamment vos références, personnes à charge et autres membres de votre famille ou amis, à des fins d'administration et de gestion des RH, y compris la vérification d'emploi, l'administration des prestations et pour contacter vos proches en cas d'urgence. Avant de fournir ces données personnelles à Chubb, vous devez d'abord informer ces tiers des données que vous avez l'intention de fournir à Chubb et du traitement qui sera effectué par Chubb, comme indiqué dans cette Charte.
Veuillez nous contacter si vous avez des questions concernant l'origine de vos données personnelles ou si vous souhaitez obtenir plus de détails que ce qui est indiqué dans cette Charte.
Finalités du traitement
Vos données personnelles sont collectées et traitées à diverses fins commerciales, conformément aux lois applicables et aux conventions collectives en vigueur. Les données peuvent occasionnellement être utilisées à des fins qui ne vous paraissent pas évidentes lorsque les circonstances le justifient (par exemple, dans le cadre d'enquêtes ou de procédures disciplinaires).
Lorsque les lois applicables en matière de protection des données nous obligent à traiter vos données personnelles sur la base d'une justification légale spécifique, nous traitons généralement vos données personnelles en vertu de l'une des bases suivantes :
Lorsque la réglementation relative à la protection des données nous demande de traiter vos données personnelles sur la base d'un fondement légal spécifique, nous fondons généralement le traitement de vos données personnelles sur l'une des bases légales suivantes:
a. vous avez donné votre consentement pour une ou plusieurs fins spécifiques (article 6 du RGPD, article 6 1. (a)) ;
b. le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes poursuivis par Chubb (c'est-à-dire les finalités décrites dans la section ci-dessous), sauf si vos intérêts ou droits et libertés fondamentales requérant la protection de données à caractère personnel prévalent sur ces intérêts (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) ;
c. le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Chubb est soumis [article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD] ;
d. le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat (article 6.1 b) du RGPD) ; ou
Nous pouvons, de manière occasionnelle, traiter vos données personnelles aux fins des intérêts légitimes poursuivis par un tiers (article 6.1(f) du RGPD), sauf lorsque vos intérêts ou droits et libertés fondamentales requérant la protection de données personnelles prévalent sur ces intérêts. Si tel est le cas, cela est indiqué dans la présente Charte ou vous sera communiqué avant qu'un tel traitement n'ait lieu, le cas échéant.
Nous traitons vos données à caractère personnel pour prendre des décisions en matière de recrutement, pour l’exécution du contrat de travail et pour mettre fin à la relation de travail. Ces fins se rapportent chacune à une base légale de traitement, comme l'exige la loi applicable. Ces fins comprennent :
N° |
Finalité du traitement |
Base légale |
(a) |
Recrutement et sélection |
Ce traitement est nécessaire pour prendre des mesures à la demande du demandeur en vue de conclure un contrat de travail ou un contrat de services. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à examiner les demandes d'emploi ou d'engagement et à prendre une décision à leur sujet afin de s'assurer que seuls les candidats qualifiés et appropriés sont évalués, présélectionnés et sélectionnés. |
(b) |
Screening approprié pour le recrutement et placement dans l'équipe, y compris, vérification du droit au travail, vérification de l'historique de travail ou d'engagement, du statut règlementaire pertinent, des qualifications professionnelles et scolaires/académiques pertinentes, ainsi que pour l'on-boarding et la création d'un dossier d'emploi. |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à gérer ses activités commerciales de la manière la plus appropriée et la plus efficace possible et souhaite maintenir sa réputation de classe mondiale et continuer à attirer et à nommer des employés de haut calibre. |
(c) |
Fournir et administrer la rémunération, les avantages sociaux et les dispositifs d'incitation, ainsi que le remboursement de frais commerciaux et de dépenses, et effectuer les déductions et cotisations fiscales et de sécurité sociale appropriées ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et nécessaire au respect des obligations légales. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'il a un intérêt légitime à gérer ses effectifs et à exploiter son entreprise. Il s'agit notamment de veiller à ce que les employés soient correctement récompensés, rémunérés et restent engagés pendant toute la durée de leur emploi ou de leur engagement. |
(d) |
Gestion générale des employés, y compris : 1. l'attribution et la gestion des fonctions et des responsabilités ainsi que des activités commerciales auxquelles elles se rapportent ; 2. les voyages d'affaires ; 3. l'accréditation des employés, les exigences en matière de permis et de réglementation ; 4. l'établissement du budget, l'examen financier et les rapports d'activité internes ; 5. la planification et la répartition du travail et la mesure du temps de travail ; 6. conserver les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence et des bénéficiaires ; 7. gérer la santé et la sécurité au travail, enquêter sur les incidents et en rendre compte. |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et, le cas échéant, au respect des obligations légales. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à gérer ses effectifs et à s'assurer que chaque employé s'acquitte des tâches appropriées, qu'il reçoit une formation adéquate et qu'il s'acquitte de ses fonctions correctement et selon les procédures appropriées. |
(e) |
Identifier et communiquer efficacement avec les employés, y compris la gestion des répertoires internes pour faciliter les contacts, le travail efficace et la communication ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à entreprendre des activités commerciales normales et à maintenir un dialogue avec les employés pour assurer une gestion efficace et la satisfaction au travail. |
(f) |
Gérer et faire fonctionner l'évaluation, la conduite, le rendement, la capacité, les examens liés au comportement, aux absences et aux griefs, les allégations (y compris celles reçues dans le cadre d'un rapport de dénonciation ou d'un rapport d'intervention), les plaintes, les enquêtes et les processus et autres processus officiels et officieux liés aux RH et à la conformité aux lois, et prendre les décisions de gestion connexes ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à répondre aux préoccupations et aux problèmes des employés, à les résoudre et à se conformer aux lois et règlements applicables. |
(g) |
Formation, perfectionnement, promotion, planification de carrière et de relève et planification des mesures d'urgence ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à ce que la gestion efficace de ses employés appuie ses objectifs et ses résultats à long terme afin de s'assurer qu'elle continue de conserver et d'attirer des employés de haut calibre. |
(h) |
Consultations ou négociations avec les représentants du personnel ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. |
(i) |
Traitement de renseignements sur les absences ou de renseignements médicaux concernant la santé ou l'état physique ou mental afin d'évaluer l'admissibilité à une rémunération ou à des avantages en cas d'incapacité ou d'invalidité permanente, de déterminer l'aptitude au travail, de faciliter un retour au travail, de faire des ajustements ou des aménagements aux tâches ou au lieu de travail ; prendre des décisions de gestion concernant l'emploi ou l'engagement ou le maintien de l'emploi ou de l'engagement ou le redéploiement ; et mener les processus de gestion connexes ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à s'assurer que les employés s'acquittent des tâches appropriées, qu'ils reçoivent la formation appropriée, qu'ils sont appuyés par la direction et qu'ils assument leurs rôles correctement et conformément aux procédures appropriées. En principe, seulement le conseiller en prévention - médecin du travail ("CPMT") d'un employeur peut traiter, conserver et stocker les données médicales personnelles des employés concernant i) leur incapacité de travail, ii) les détails de leur traitement et leur pronostic, iii) les détails spécifiques concernant leur incapacité de travail / aptitude médicale à effectuer leur travail, etc. |
(j) |
Pour la planification, la gestion et l'exécution de restructurations, de licenciements ou d'autres programmes de changement, y compris la consultation appropriée, la sélection, la recherche d'un autre emploi et les décisions de gestion connexes ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à prendre des décisions concernant l'avenir de son entreprise afin de préserver ses activités commerciales ou de faire croître son entreprise. |
(k) |
Répondre aux demandes de référence où Chubb est nommé par l'individu en tant qu'arbitre ; |
Chubb considère qu'il est dans l'intérêt légitime d'un nouvel employeur de recevoir de Chubb une confirmation d'emploi ou des détails sur l'engagement afin de confirmer les antécédents professionnels de l'ancien employé. |
(l) |
Exploitation de la messagerie électronique, de l'informatique, d'Internet, des médias sociaux, des ressources humaines et d'autres politiques et procédures de l'entreprise. Dans la mesure permise par les lois applicables, Chubb surveille les systèmes IT de Chubb afin de protéger et de maintenir l'intégrité des systèmes et de l'infrastructure IT de Chubb, d'assurer la conformité aux politiques de TI de Chubb et de repérer l'information au moyen de recherches au besoin pour des raisons commerciales légitimes ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à gérer sa main-d'œuvre et à exploiter son entreprise au moyen de systèmes de TI. La fonction informatique RH est essentielle pour garantir que cela peut être réalisé de la manière la plus efficace possible. |
(m) |
Protéger les renseignements privés, confidentiels et exclusifs de Chubb, de ses employés, de ses clients et de tiers et protéger la sécurité de nos sites, systèmes, employés et visiteurs ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à ce que ses activités, ses clients, ses employés et ses systèmes soient protégés. Cela comprend la protection de nos actifs et de l'intégrité de nos systèmes, ainsi que la détection et la prévention de la perte de nos informations confidentielles et de nos informations exclusives. |
(n) |
Respecter les lois et règlements applicables (par exemple, la législation sur le congé de maternité ou le congé parental, la législation sur le temps de travail et la santé et la sécurité au travail, les règles fiscales, les exigences en matière de consultation des travailleurs, les autres lois et règlements du travail) ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis.
|
(o) |
Planification, due diligence et mise en œuvre d'une transaction commerciale ou d'un transfert de service impliquant Chubb et ayant une incidence sur votre relation avec Chubb, par exemple une fusion, une acquisition ou un transfert de votre emploi en vertu des règles de transfert automatique applicables ; |
Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumis. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb doit prendre des décisions concernant l'avenir de son entreprise afin de préserver ses opérations commerciales ou de faire croître son entreprise. |
(p) |
Fourniture d'informations aux propriétaires, investisseurs, gestionnaires d'actifs et prêteurs de Chubb à des fins d'utilisation, d'examen et d'analyse en leur qualité de propriétaires, d'investisseurs, de gestionnaires d'actifs ou de prêteurs, ou en exécution d'un contrat ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à partager des informations avec ses propriétaires, investisseurs, gestionnaires d'actifs et prêteurs afin qu'ils soient en mesure d'effectuer les examens et analyses nécessaires en leur qualité. |
(q) |
Pour les documents d'exploitation et de "reporting" tels que la préparation de rapports annuels ou d'appels d'offres pour des dossiers de travail ou d'équipe du client, y compris l'utilisation d'images photographiques ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à s'assurer que chaque employé s'acquitte des tâches appropriées et à s'acquitter des activités normales de l'entreprise. |
(r) |
Le cas échéant, pour publier du matériel de communication ou de publicité interne ou externe approprié (y compris via les médias sociaux dans des circonstances appropriées) ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb. via les médias sociaux dans des circonstances appropriées) ; |
(s) |
Appuyer l'administration et la gestion des RH ainsi que le maintien et le traitement des dossiers généraux nécessaires à la gestion de l'emploi, des employés ou d'autres relations et à l'exploitation du contrat de travail ou d'engagement ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à ce que la gestion efficace des employés appuie ses objectifs et ses résultats à long terme. |
(t) |
Modifier les permissions d'accès, y compris la création de droits d'accès IT et l'établissement des droits d'accès aux immeubles; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à se conformer aux politiques et aux contrôles d'accès de Chubb. |
(u) |
Fournir un soutien technique, y compris la maintenance de l'information sur les RH et d'autres systèmes de IT ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à gérer sa fonction informatique RH, ce qui est essentiel. |
(v) |
Pour faire valoir nos droits et obligations légales, et à toutes fins en rapport avec toute réclamation légale, tout rapport de violation ou toute allégation faite par, contre ou vous impliquant autrement ; |
Ce traitement est nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb a un intérêt légitime à protéger son organisation contre les manquements aux obligations légales qui lui sont dues et à se défendre contre les litiges. Ceci est nécessaire pour assurer que les droits et intérêts légaux de Chubb sont protégés de façon appropriée, pour protéger la réputation de Chubb et pour protéger Chubb contre tout autre dommage ou perte. Ce traitement est également nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. |
(w) |
Décider du maintien de l'emploi ou de l'engagement et administrer les licenciements ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. Pour les salariés allemands, ce traitement est nécessaire pour mettre fin au contrat de travail. Ce traitement est également nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à gérer ses effectifs. |
(x) |
Pour se conformer aux demandes légitimes des autorités publiques (y compris, mais sans s'y limiter, pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi), aux demandes de communication préalable, ou lorsque les lois applicables, les ordonnances des tribunaux, les règlements gouvernementaux ou les autorités réglementaires l'exigent ou le permettent ; |
Ce traitement est nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par Chubb. Chubb considère qu'elle a un intérêt légitime à protéger son organisation contre les manquements aux obligations légales qui lui sont dues et à se défendre contre les litiges. |
(y) |
Autres fins permises par les lois applicables, y compris les intérêts légitimes poursuivis par Chubb lorsque les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux des employés ne l'emportent pas sur ceux-ci. |
Ce traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales. |
Nous attirons votre attention sur le fait que cette liste n’est pas exhaustive et que nous sommes susceptibles de traiter vos données personnelles à d’autres fins dans la mesure où elles se fondent sur une base légale que nous utilisons pour traiter vos données personnelles. En outre, des informations supplémentaires concernant le traitement spécifique des données personnelles peuvent vous être communiquées
Catégories particulières de données à caractère personnel
De plus, si nous avons recours au traitement de certaines catégories particulières de données personnelles, ce traitement sera toujours justifié sur la base d’un autre fondement juridique complémentaire.
Le traitement de certaines catégories particulières de données personnelles (par exemple les données relatives à la santé, à la vie sexuelle, à l’orientation sexuelle, aux origines ethniques et raciales, à l’appartenance à une organisation syndicale, à des opinions politiques ou à des croyances religieuses ou philosophiques) sera justifié par l’une des conditions particulières suivantes :
Il peut s'agir notamment de ce qui suit, bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste exhaustive:
|
Finalité du traitement |
Base légale sur laquelle nous nous appuyons |
(a) |
Évaluer et examiner l'admissibilité à travailler pour Chubb dans la juridiction où vous travaillez ; |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution de vos obligations et à l'exercice de vos droits ou de ceux de Chubb dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où la législation applicable le permet. |
(b) |
Respect des lois en matière d'emploi, de santé et de sécurité ou de sécurité sociale. Par exemple, pour vous verser des prestations d'incapacité légale ou de maternité, pour éviter de manquer à vos obligations |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution de vos obligations et à l'exercice de vos droits ou de ceux de Chubb dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection |
|
légales, pour assurer une gestion juste et légale de votre emploi, pour éviter un licenciement illégal, pour administrer les régimes privés d'assurance maladie et d'invalidité de longue durée de Chubb, pour faire des aménagements ou des ajustements raisonnables et pour éviter une discrimination illégale ou pour traiter les plaintes à cet égard ; |
sociale, dans la mesure où la législation applicable le permet. Dans la mesure où ces données sont gérées par le conseiller en prévention - médecin du travail ("CPMT"), ce traitement est nécessaire à des fins de médecine préventive ou de médecine du travail, à l'évaluation de votre capacité de travail et à l'assistance à la gestion qui peut être fournie en termes d'aménagements raisonnables du travail, de diagnostic médical, de fourniture de soins ou traitements sanitaires ou sociaux ou de gestion des systèmes et services sanitaires ou sociaux, dans les limites autorisées par les lois applicables. |
(c) |
Extraordinairement, la gestion et l'enquête de toute plainte en vertu de la politique de Chubb en matière de griefs (ou d'autres politiques pertinentes), lorsque ces caractéristiques ou renseignements sont pertinents à la plainte en question, afin de se conformer aux obligations du droit du travail. |
Ce traitement est nécessaire à l'exécution de vos obligations et à l'exercice de vos droits ou de ceux de Chubb dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où la législation applicable le permet. |
Nous pouvons vous demander votre consentement à certains traitements qui ne sont pas autrement justifiés par l'une des bases susmentionnées. Si un consentement est requis pour le traitement en question, il vous sera demandé séparément pour s'assurer qu'il est donné librement, de manière éclairée et explicite. L'information concernant ce traitement vous sera fournie au moment où le consentement est demandé, ainsi que l'impact de ne pas fournir un tel consentement. Vous devez savoir que ce n'est pas une condition ou une exigence de votre emploi ou de votre engagement que d'accepter une demande de consentement de la part de Chubb.
Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions
Lorsque les lois applicables le permettent, nous demandons la divulgation des casiers judiciaires dans le cadre de nos exigences réglementaires et de notre processus de vérification des antécédents. En conséquence, dans de tels cas, nous traiterons les informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Nous traiterons également ces données en cas d'activités criminelles en rapport avec le lieu de travail.
Nous traitons ces données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes en nous assurant que nous n'employons que le personnel approprié et que nous pouvons assurer la sécurité et la protection de notre entreprise et de nos biens. En outre, nous traitons ces données personnelles sur les bases spécifiques prévues par les lois en vigueur.
Conservation des données personnelles
Nous conservons uniquement les données à caractère personnel des employés pendant la durée nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles vous nous les avez communiquées. Il en résulte que nous allons en principe conserver vos données à caractère personnel au moins durant toute la période au service chez nous.
Dans certains cas, les obligations légales ou réglementaires (ex : dans le cas de la conservation de documents sociaux) nous imposent de conserver certains documents pendant une période déterminée, y compris après la fin de votre contrat de travail. Nous sommes par exemple obligés de conserver les documents sociaux (par exemple les fiches de paie et le décompte annuel) pendant 5 ans après la fin de la relation de travail.
Pour plus d’informations concernant les pratiques de Chubb en matière de conservation des archives, y compris les dossiers du personnel et les dossiers des candidats, veuillez vous reporter à la Politique de gestion des archives [Records Management Policy] de Chubb
Communication des données personnelles
Au niveau interne, vos supérieurs hiérarchiques directs et indirects, les responsables des ressources humaines chargés de votre secteur d’activité et, dans quelques cas, certains collègues auront accès à certaines de vos données personnelles, si leurs fonctions l’exigent.
Nous communiquons habituellement vos données personnelles à d’autres membres du groupe Chubb lorsque cela est nécessaire, par exemple, pour mener à bien certains processus mondiaux, assurer un reporting à l’échelle de l’ensemble du groupe, ou contribuer à la planification des ressources humaines.
Certaines données personnelles de base, telles que votre nom, votre lieu de travail, votre fonction, vos coordonnées et tout profil de compétences et d'expérience publié peuvent également être accessibles à d'autres employés.
Il peut nous être également demandé de communiquer vos données personnelles à des tiers. Ceci peut inclure des fournisseurs qui nous aident à fournir des services RH, les autorités fiscales ou autres autorités, un régulateur ou un conseiller professionnel.
Parmi les tiers avec lesquels vos données peuvent être partagées, mentionnons les autorités fiscales, les professionnels de la santé médicale et professionnelle, les organismes de réglementation, les organismes d'application de la loi et de réglementation, les assureurs de Chubb, les banquiers, les administrateurs IT, les avocats, les comptables, les fournisseurs de centres informatiques, les médecins ou autres fournisseurs de soins de santé, les auditeurs, notaires, investisseurs, prêteurs, fournisseurs de formation, propriétaires, fournisseurs de bureaux, fournisseurs de médias sociaux et de marketing, consultants et autres conseillers professionnels, prestataires fiscaux et administrateurs des régimes de rémunération et des avantages sociaux de Chubb. Vos données personnelles sont également accédées par des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de services informatiques, tels que l'hébergement, le support et la maintenance du cadre de nos systèmes informatiques.
Chubb s'attend à ce que ces tiers traitent les données qui leur sont divulguées conformément à la loi applicable, y compris en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données. Lorsque ces tiers agissent en tant que "sous-traitants" (par exemple, un prestataire de services de paie), ils exécutent leurs tâches en notre nom et sur nos instructions aux fins susmentionnées. Dans ce cas, vos données personnelles ne seront communiquées à ces parties que dans la mesure nécessaire pour fournir les services requis.
Nous sommes également susceptibles de communiquer certaines informations à des clients, lorsque vous faite partie de l’équipe d’un client ou d’une équipe proposée dans le cadre d’un appel d’offres.
Nous avons recours à certains prestataires tiers qui nous aident à assurer certains services en matière de ressources humaines. Ces tiers peuvent avoir accès à vos données personnelles ou simplement les héberger, mais ils interviendront toujours conformément à nos instructions et dans un cadre contractuel.
Certains des tiers à qui nous sommes susceptibles de fournir des données personnelles, telles que des mutuelles de santé privées, la médecine du travail, des conseillers professionnels ou des organismes de régulation, sont des responsables de traitement de données (data controllers) à part entière et vous devrez vous reporter à leurs propres avis et politiques de respect de la vie privée concernant leur utilisation de vos données personnelles.
Il peut nous être également demandé de communiquer vos données personnelles à des tiers en réponse à une injonction ou à une demande d’un tribunal, d'un organisme de régulation, d’un organisme gouvernemental, de parties à une procédure judiciaire ou d’autorités publiques, ou bien de satisfaire à certaines obligations réglementaires ou dans le cadre d’un échange avec un organisme de régulation.
Vos données personnelles peuvent également être communiquées à des conseillers, aux partenaires d’une transaction potentielle ou à des tiers concernés par l'étude, la négociation ou la réalisation d’une transaction commerciale ou la restructuration des activités ou des actifs de toute partie du groupe Chubb.
Veuillez nous contacter si vous avez des questions concernant les destinataires de vos données personnelles ou si vous souhaitez plus de détails que ce qui est indiqué dans cette Charte.
Transferts transfrontaliers
Du fait de la nature mondiale de notre activité, vos données personnelles sont susceptibles d’être communiquées à des membres du groupe Chubb en dehors de l’EEE, en particulier aux États-Unis et aux Îles Maurice. Certains fournisseurs ou prestataires de services peuvent également disposer de personnels ou de systèmes situés en dehors de l’EEE. Par conséquent, vos données personnelles peuvent être transférées dans des pays en dehors du pays dans lequel vous travaillez vers des pays dont les lois de protection des données peuvent être moins strictes que les vôtres.
Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) aux fins énoncées dans la présente Charte, vers des pays qui n'offrent pas un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui offert dans l'EEE.
Le groupe Chubb a mis en place un accord de transfert des données intra-groupe qui régit les transferts transfrontaliers des données personnelles au sein du groupe. Lorsque nous transférons vos données personnelles à des fournisseurs ou prestataires en dehors de l’EEE , nous prenons des mesures afin de nous assurer que vos données personnelles bénéficient d’un niveau de protection idoine, y compris, par exemple, en signant des accords de transfert de données ou en veillant à ce que ces tiers soient certifiés dans le cadre de programme de protection des données adéquats.
Vous pouvez demander un exemplaire des accords de transferts de données en vertu desquels vos informations personnelles seront transférées, ou avoir accès aux mesures de protection utilisées. Tout accord de transfert de données qui vous sera communiqué pourra être expurgé pour des raisons de confidentialité commerciale.
Droits des Personnes Concernées
Droit d'accès, de rectification et à l'effacement de vos données personnelles
Chubb s'efforce de s'assurer que toutes les données personnelles que nous stockons sont correctes. Vous avez également la responsabilité de vous assurer que les changements de circonstances personnelles (par exemple, changement d'adresse et de compte bancaire) sont notifiés à Chubb afin que nous puissions nous assurer que vos données soient mises à jour.
Vous avez le droit de demander l'accès à vos données personnelles que Chubb peut détenir et nous demander de:
Vous avez le droit de nous demander de rectifier toute donnée personnelle inexacte vous concernant.
Vous avez en outre le droit de demander l'effacement de toutes les données personnelles non pertinentes que nous détenons à votre sujet, mais seulement où :
Nous ne sommes pas tenus de répondre à votre demande d'effacement de vos données personnelles si le traitement de vos données personnelles est nécessaire :
Il y a d'autres circonstances dans lesquelles nous ne sommes pas tenus de nous conformer à votre demande d'effacement, bien que ce soient les deux circonstances les plus probables dans lesquelles nous refuserions cette demande.
Droits supplémentaires
Vous disposez également des droits supplémentaires suivants
Portabilité des données - lorsque nous nous appuyons sur votre consentement ou sur le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie en tant que base légale du traitement et que les données personnelles sont traitées par des moyens automatiques, vous avez le droit de recevoir toutes les données personnelles que vous avez fournies à Chubb dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de nous demander de les transmettre à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
Droit à la limitation du traitement - vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles lorsque :
Si des données personnelles sont ainsi soumises à des restrictions, nous ne les traiterons qu'avec votre consentement ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de d'actions en justice.
Droit de retirer votre consentement - lorsque vous nous avez donné votre consentement au traitement des données, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait. Vous pouvez le faire dans certains cas en supprimant les données pertinentes du système RH concerné (bien que, dans ce cas, elles puissent rester dans les systèmes de sauvegarde et les systèmes liés jusqu'à leur suppression conformément à notre politique de conservation des données).
Droit de s'opposer à un traitement justifié par des motifs d'intérêt légitime - lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes pour traiter des données, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement. Si vous vous y opposez, nous devons mettre fin à ce traitement, à moins que nous ne puissions démontrer qu'il s'agit d'un traitement fondé sur des motifs impérieux et légitimes qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou que nous devons traiter les données pour établir, exercer ou défendre des actions en justice. Lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime pour justifier le traitement, nous croyons que nous pouvons démontrer l'existence de motifs légitimes impérieux, mais nous examinerons chaque cas au cas par cas. |
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans votre pays de résidence, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la loi applicable. En Belgique, il s'agit de l'Autorité de Protection des Données. L'adresse électronique est contact@apd-gba.be.
Si vous souhaitez enquêter sur l'exercice de l'un de ces droits, veuillez contacter votre délégué à la protection des données.
Délégué à la Protection des Données Personnelles
Chubb dispose d’un Délégué à la Protection des Données Personnelles, qui est le point de contact concernant le conformité de Chubb concernant les lois relatives à la protection des données en Europe.
Vous pouvez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données Personnelles de Chubb ou ses services de façon sécurisée et confidentielle à tout moment, si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, ou toute question relative à la protection des données. Le courriel du Délégué à la Protection des Données Personnelles est le suivant : dataprotectionoffice.europe@chubb.com
Politique relative à la Vie Privée Additionnelles
Nous pouvons procéder à certains traitements de données personnelles qui font l'objet Politiques relative à la Vie Privée supplémentaires et nous les porterons à votre attention lorsqu'elles s'appliquent.
Avis de changements
Chubb peut modifier ou mettre à jour la présente Charte relative à la protection de la vie privée à tout moment.
Si nous modifions notre approche en matière de protection des données, vous serez informé de ces modifications ou informé que nous avons mis à jour cette Charte afin que vous sachiez quelles informations nous traitons et comment nous utilisons ces informations. La présente Charte a été mis à jour et révisé pour la dernière fois le 9 mars 2020.