İş seyahati riskinin yönetimi: temel unsurların ötesi

“ISO, şirketlerin risk yönetimi çerçevelerinde iş seyahatlerinden doğan riskleri saptamaya ve değerlendirmeye karşı daha adli bir yaklaşım benimsemesi gerektiğini vurguluyor.”

Leon Burton, Kurumsal Kaza ve Sağlık ve İlişkiler Başkanı, Birleşik Krallık

Birleşik Krallık Kurumsal Kaza ve Sağlık ve İlişkiler Başkanı, Leon Burton, Uluslararası Standartlaştırma Kurumu (ISO) 31030: 2021 iş seyahati risk yönetimi standardının şekillenmesine yardımcı olan Birleşik Krallık risk yönetimi ve sigorta kuruluşu Airmic CEO’su Julia Graham’ın yorumlarıyla şirketlerin etkili bir iş seyahati risk yönetimi çerçevesini nasıl oluşturabileceğini inceledi.

İş seyahati açısından yeni bir seyahat devri başlıyor. Nisan 2022 rakamlarının pandemi öncesi Nisan 2019* rakamlarını da aşmasıyla yıl boyunca uluslararası uçuş rezervasyonları keskin bir artış sergiledi. Zorlu COVID-19 günleri esnasında, video konferans ve uzaktan çalışmanın iş seyahati iştahını azaltabileceği ve hatta tamamen geçersiz bırakabileceği olası görülüyordu. Şimdi ise işletmelerin ve sınırların yeniden açılmasıyla şirketler ve bireyler yüz yüze görüşmenin önemine değer vermeye devam ettiğinden bu korkular azalıyor. Yine de pandeminin akut evresi geride kalmış gibi görünse de iş seyahati yapanların ve nihayetinde onların sağlığından, güvenliğinden ve refahından sorumlu olan işverenlerin karşı karşıya olduğu diğer önemli riskler vardır. Siber suç ve doğal afetlerden sivil itaatsizlik, terörizm ve ruh sağlığına kadar iş seyahatleri öncesinde, sırasında ve sonrasında dikkate alınması gereken birçok değişen risk söz konusudur.

Peki bu gerçek göz önünde bulundurularak şirketler iş seyahati yapan çalışanlara karşı üstlendikleri özen yükümlülüklerini yerine getirmek için doğru risk yönetimi protokollerine sahip olmayı nasıl sağlayabilir ve iş seyahati sigortası nasıl yardımcı olabilir?

Takip edilmesi gereken bir standart

2021 yılı sonbaharında Uluslararası Standartlaştırma Kurumu (ISO) tarafından yeni bir iş seyahati risk yönetimi standardı yayınlandı: ISO 31030: 2021. Bu standart, şirketlere etkili bir seyahat riski yönetimi çerçevesini değerlendirmek, oluşturmak ve uygulamak için ve ayrıca risk değerlendirmeleri ve tehdit hafifletme stratejileri gibi alanları derinlemesine araştırmak için bir karşılaştırma kriteri sunar.

ISO 31030: 2021, sağlam ve kapsamlı seyahat riski yönetim protokolleri geliştirmek için uluslararası geçerliliği olan bir standart sağlayarak yüksek riskli konumlarda iş yapmayı ve bu konumlara seyahat etmeyi, çalışan sağlığını ve güvenliğini iyileştirmeyi ve iş sürekliliğine katkıda bulunmayı amaçlar.

Bu standart ayrıca şirketlerin kendilerinin ve ayrıca direktörlerinin ve yetkililerinin finansal ve yasal risk maruziyetlerini azaltmasına yardımcı olmayı amaçlar. Londra merkezli hukuk şirketi Peters & Peters’ın ISO 31030: 2021 hakkındaki tanıtım yazısında bahsettiği gibi**: “ISO ve İngiltere ve Galler yasaları nettir: üst yönetim yurt dışına seyahatle ilgili olarak çalışanların karşı karşıya olduğu riskleri azaltmak için genel politika uygulamasından sorumlu ve yükümlü olmalıdır. Bu sorumlulukları ciddiye almamaları halinde kurumsal ve bireysel yükümlülükler doğabilir...”

Dahası, güçlü bir çerçevenin uygulanması sayesinde kuruluşun riski kontrol etme becerisi başarılı bir şekilde kanıtlanabilir ve bu da daha düşük sigorta primlerine katkı sağlayabilir, kuruluşun itibarını iyileştirebilir ve iş ortaklarına ve yatırımcılara güvence sağlayabilir.

Etkili bir çerçeve oluşturmak: temel unsurların ötesi

Bariz yasal yükümlükler ve küresel risklerin giderek daha karmaşık hale gelmesi temel hususların artık yeterli olmadığı anlamına gelmektedir. Söz konusu ISO standardı da şirketlerin risk yönetimi çerçevelerinde iş seyahatlerinden doğan riskleri saptamaya ve değerlendirmeye karşı daha adli bir yaklaşım benimseme ihtiyacına vurgu yapmaktadır.

Seyahat öncesinde dikkat edilmesi gereken hususlar iş seyahatinin değerinin belirlenmesi, seyahat eden kişinin riskler ve prosedürlerle ilgili farkındalığa sahip olmasının sağlanması (örneğin, seyahat öncesi risk eğitimiyle) ve varış yerindeki riskler ve kısıtlamaların detaylı bir şekilde incelenmesi şeklinde sıralanabilir. Örneğin çalışanın gittiği ülkede zulüm görmesine neden olacak bir dini grubun parçası olması halinde neler yaşanabilir? Çerçeve, seyahat öncesi aşamada bu seviyedeki detayları kapsıyor mu ve çalışanın bu gibi durumlara hazır olması ve bu durumlarda güvende kalması için bir plan sunuyor mu?

Seyahat sürecinde de riski azaltmak için protokoller uygulamaya alınmalıdır: Gidilen ülkedeki risk ortamı ve çalışanların güvenliği gerçek zamanlı olarak izlenmeli ve aynı zamanda beklenmedik olaylar ve acil durumlarla başa çıkılabilmesi için acil durum planlarına sahip olunmalıdır.

Özenli bir çerçeve ayrıca, seyahatin bitmesinin risklerin de mutlaka biteceği anlamına gelmediğinin farkında olunmasını sağlar ve çalışanların fiziksel ve ruhsal refahlarını değerlendirmek için bir seyahat sonrası gözetim veya görüşme süreci içerebilir.